Techne sp. o.o.
Konteksty

Dlaczego Platforma a nie współdzielone dokumenty?

Dywagacje tytułem wstępu

Tytułowe pytanie postawiono mi na jednym ze spotkań prezentujących platformę - pozdrawiam Panie Rafale - postanowiłem potraktować je jako temat do publikacji.

Platforma TechneSystem

Na początku trzeba powiedzieć czym jest Platforma TechneSystem. Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ większość funkcjonalności konkretnej instancji systemu jest wynikiem implementacji elementów procesów biznesowych konkretnego Klienta. Tym samym zarówno wygląd jak i funkcjonalności mogą być u każdego Klienta różne i to nie tylko pomiędzy poszczególnymi instancjami, ale również w obrębie ról, jakie użytkownik posiada w systemie. Każdy więc Platformę może widzieć z innej perspektywy. Ale spróbujmy, przynajmniej na potrzeby tego artykułu.

Platforma TechneSystem to internetowy / intranetowy system informatyczny opracowany przez Techne umożliwiający lub wspierający:

  1. świadczenie usług dla osób niezalogowanych i dla użytkowników systemu;
  2. organizację i realizację procesów związanych z zarządzaniem organizacją, w szczególności zarządzaniem informacją.

Jest to bardzo ogólne i bardzo enigmatyczne. Szczególnie w zakresie usług. Ale nawet dość szczegółowy opis modułów nie jest w stanie zamknąć listy usług jakie może świadczyć platforma – jest to po prostu niemożliwe.
Platforma TechneSystem jak i każdy inny system informatyczny jest wyłącznie narzędziem wspomagającym system informacyjny funkcjonujący w organizacji. Narzędzie potrafi jednak w istotny sposób zmienić system informacyjny, choćby poprzez stworzenie nowych kanałów, jakimi płynie informacja i nowych form przechowywania danych.

Specjalizacja narzędzi informatycznych

Bezdyskusyjne jest, że warto korzystać z narzędzi informatycznych i możliwości jakie oferują - a przynajmniej w tym miejscu przyjmijmy takie założenie. Możemy się też zgodzić, że naturalną koleją rzeczy jest wykorzystanie coraz bardziej specjalizowanych narzędzi. W ten sposób zyskujemy na szybkości, i powtarzalności operacji, ale w coraz węższym zakresie zastosowań danego narzędzia. Powstaje pytanie: kiedy należy powiedzieć stop specjalizacji? Czy celem jest budowa specjalizowanych linii "produkcyjnych" dla konkretnego produktu czy też budowa hali maszyn, które w ciągu kilku godzin mogą przestawić się na kompletnie różny produkt? Wydaje się, że języczkiem uwagi powinna być natura "produkcji". Czy produkujemy małe serie produktów czy będzie to raczej swoista masowa "monokultura".
Jako dostawca narzędzi do zarządzania informacją oferujemy część naszych modułów jako narzędzia uniwersalne - "maszyny” nie wyspecjalizowane. Przykładowo: system obsługi spraw jest w stanie obsłużyć - mam nadzieję - każdą sprawę, jego działanie można konfigurować z poziomu administratora. Natomiast część modułów Platformy jest wysoce wyspecjalizowana. Przykładowo: system do obsługi reklamacji pracowników w WKU jest dedykowany tylko jednemu konkretnemu zadaniu i nie można tego zmienić bez modyfikacji kodu oprogramowania. Platforma TechneSystem jest więc gdzieś pomiędzy oboma rozwiązaniami.

Pakiety biurowe natomiast to narzędzia z założenia uniwersalne o coraz większym zakresie funkcjonalności. Osobiście korzystam z nich na co dzień i nie uważam aby Platforma mogła je zastąpić. Co najwyżej może ograniczyć potrzebę ich użycia i/lub zorganizować sposoby dostępu do nich. Są to po prostu narzędzia komplementarne.

Zmiana pytania i kolejne zastrzeżenie

Wróćmy do tematu i lekko przeformułujmy tytułowe pytanie tak aby było ona bardziej uniwersalne i precyzyjniejsze.
Czy warto stosować aplikacje bazodanowe (jak Platforma TechneSystem), która są specjalistycznym narzędziem do wsparcia procesów zarządczych, skoro mamy do dyspozycji: 1. pakiet biurowy, 2. współdzielone zasoby dyskowe i 3. pocztę elektroniczną?

Zanim przejdę do odpowiedzi jeszcze zastrzeżenie. Chcąc systematycznie podejść do zagadnienia należy zaznaczyć, że w pakietach aplikacji biurowych są relacyjne bazy danych i zaawansowany użytkownik samodzielnie może tworzyć moduły dedykowanych aplikacji. Systemy makr i formularzy są w stanie sporo „wycisnąć” z arkuszy kalkulacyjnych, a korespondencja seryjna w edytorze tekstu świetnie sprawdzi się jako system wydawnictw masowych.
Zgódźmy się jednak, że takie działania są już jakąś formą budowy aplikacji aplikacji bazodanowych i że takie rozwiązania na dłuższą metę nie sprawdzają się w organizacjach. Nie sprawdzają się ponieważ budowanie aplikacji wymaga zespołu, który wcześniej czy później postawi na porządny motor bazodanowy i zacznie budować aplikacje w jakimś dedykowanym środowisku, albo (co pewniejsze) organizacja zakupi jakieś narzędzie z rynku.

Przechodząc - w końcu - do próby odpowiedzi, rozpocznijmy od zagadnień technologicznych związanych z organizacją przechowywania danych i komunikacji w organizacji.

Zagadnienia technologiczne

Choć z zasady unikamy angażowania Klienta w sprawy technologiczne (zobacz "Cel sam w sobie? - czyli nie rozmawiajmy o technologii...") to tym razem zostałem wywołany do tablicy.

Relacyjna baza danych

Co w systemach plikowych, w pracy wielu użytkowników jednocześnie, jest praktycznie nieosiągalne, to w rozwiązaniach relacyjnych baz danych jest łatwe i naturalne.

Rozliczalność

Użytkownik systemu bazodanowego nigdy nie ma wprost do czynienia z surowymi danymi. Od danych separuje go motor bazodanowy i aplikacja. Jedno i drugie czuwa nad bezpieczeństwem i poprawnością danych, gromadząc przy okazji materiał niezbędny dla zapewnienia rozliczalności, stanowiącej cechę bezpiecznego przetwarzania danych. Cechę wymaganą dla systemów przetwarzających istotne dane, w szczególności dane osobowe.
W rozwiązaniach bazujących na pracy z plikami zapewnienie rozliczalności jest praktycznie nieosiągalne. Możemy wiedzieć, kiedy plik był modyfikowany. Jeśli włączymy monitoring systemowy, będziemy wiedzieć też, kto to robił. Ale przecież w pliku arkusza kalkulacyjnego mogą być tysiące wierszy, czyli swoistego rodzaju "rekordów". Rekordów w cudzysłowie ponieważ wiersz arkusza kalkulacyjnego faktycznie nie jest rekordem. Przekonał się o tym każdy, komu zdarzyło się przesortować kolumnę zamiast bloku danych.
Rozliczalność staje się coraz bardziej istotną składową systemów informatycznych. Aplikacje bazodanowe ją umożliwiają i z reguły zapewniają.

Uprawnienia czyli zarządzanie dostępem

Mówiąc o Platformie, a nawet ogólnie o systemach informatycznych, często przywołuję obraz zespołu siedzącego wokół dużego, okrągłego, stołu. Każdy może położyć dokument na stół i każdy może ten dokument z niego wziąć. W świecie dokumentów papierowych problemem może być pojemność stołu; zarówno z uwagi na ilość dokumentów jak i ich uporządkowanie. Problemem może być również to, że dany dokument właśnie jest przez kogoś oglądany - czyli jest dla innych niedostępny. W świecie systemów informatycznych pojemność stołu zależy od rozmiaru dysku a problem kolejki pojawia się wyłącznie w sytuacji, kiedy ktoś chce zmienić dane.

Jednak przecież nie chcemy, aby każdy miał dostęp do wszystkich dokumentów, lecz tylko do takich, do jakich ten dostęp jest mu potrzebny. Problem praw dostępu do danych musimy rozwiązać zarówno w świecie nieelektronicznym jak i w świecie elektronicznym, zarówno w rozwiązaniu bazującym na dokumentach pakietu biurowego jak i relacyjnej bazie danych.
Właśnie te ostatnie posiadają chyba najbardziej dojrzały system ustalania uprawnień dostępu do danych. Pozwala on na określenie dostępu dla określonego użytkownika lub grupy użytkowników do określonego rodzaju danych na określonym poziomie (odczytu, wstawiania, modyfikacji i usuwania). W odróżnieniu jednak od systemu plików, dokładność nie zatrzymuje się na "poziomie tabeli" czyli pliku, ale sięga dalej - praktycznie do pojedynczego rekordu. Osiąga się to analizując treść zapisanych danych oraz budując system uprawnień aplikacyjnych. Przykładowo: faktury zgromadzone w tabelce sprzedaż, mogą być dostępne sprzedawcom, ale tylko w zakresie oddziału w którym są zatrudnieni. Rozwiązanie takie można uznać za modelowe i obecnie powszechnie stosowane.

Jakość danych

Korzystając z bazy danych uzyskujemy nie tylko większy porządek w strukturach danych, większą przejrzystość uprawnień, ale również większa kontrolę nad jakością danych (wszystko to można uogólnić jako większe bezpieczeństwo). Pewne operacje w bazach danych wykonywane są w trybie transakcyjnym (gwarantującym spójność danych lub ich faktyczną unikalność). Może o to dbać motor bazodanowy lub aplikacja.
Informacje gromadzone w bazie danych wprowadzane są za pomocą określonych formularzy, które nadają określone znaczenie gromadzonym danym. Część danych gromadzona jest w słownikach, co dodatkowo podnosi ich jakość. To prawda, nadal nie mamy gwarancji, że w określonym polu znajdzie się poprawna znaczeniowo (semantycznie) informacja, ale składniowo (syntaktycznie) wiemy, czego należy się po danym polu spodziewać. Dzięki temu systemy relacyjne potrafią odpowiadać na pytania, które łączą ze sobą dane z różnych obszarów. W systemach plikowych potrzebny jest do tego człowiek lub sztuczna inteligencja.
Aplikacje dedykowane obsłudze określonych procesów (a baza danych jest tu potrzebna dla zapewnienia wielodostępności) wprowadzają również elementy procesowej obsługi pracy. I choć Platforma Techne System wspiera to tylko fragmentarycznie to jednak procesy da się na platformie realizować a nawet częściowo automatyzować.

Podsumowanie – korzystajmy z aplikacji...
Przedstawiona argumentacja jest oczywiście skrócona; wniosek sprowadza się do tego, że aplikacje korzystające z relacyjnych bazy danych stoją na wyższym poziomie rozwoju technologicznego niż system plików wraz z aplikacjami z pakietu biurowego. Są bezpieczniejsze, wymagają mniejszego nakładu pracy na zapewnienie spójności danych i poprawności realizowanych procesów biznesowych. Oferują znacznie większe możliwości w zakresie wydobywania informacji z danych.
Jednak nie oznacza to, że nie można osiągnąć celów biznesowych za pomocą systemu plików i aplikacji pakietu biurowego. Błotnik samochodowy może wytłoczyć maszyna, ale może być też wykonany przez mistrza blacharskiego…

Poczta elektroniczna

Drugim technologicznym zagadnieniem jest wykorzystanie poczty internetowej do budowy systemu komunikacji w organizacji. Poczta elektroniczna jest fenomenalnym wynalazkiem. Niestety, bezpieczeństwo komunikacji nie było na liście priorytetów jej twórców, a w dzisiejszych czasach jest to jeden z podstawowych kanałów jakimi napływają do nas zagrożenia. Trudno też uznać aby sytuacja w tym zakresie miała się w najbliższym czasie zmienić. Zagrożenia bowiem tkwią w samym protokole komunikacyjnym oraz w naszej ludzkiej naturze. A jak wiadomo nawet najbardziej czujni i świadomi użytkownicy w końcu popełnią błąd…

Drastycznym rozwiązaniem jest własny serwer pocztowy odcięty od internetu, dostępny wyłącznie w sieci organizacji wyłącznie dla użytkowników domeny. Jednak wadą takiego rozwiązania pozostanie klient pocztowy, który może zostać skonfigurowany w taki sposób, aby obsługiwał również pocztę zewnętrzną - przecież musimy mieć kontakt ze światem. W ten sposób stacja robocza stanie się potencjalnym mostkiem łączącym chronioną sieć organizacji z internetem.
Stąd, aby zapewnić bezpieczeństwo komunikacji w organizacji, komunikacja wewnętrzna powinna być odseparowana od poczty internetowej. Stąd Platforma TechneSystem zawiera taki separowany system komunikacji między użytkownikami - oraz szereg kanałów służących do dystrybucji oraz pozyskiwania informacji.

Moduł obsługi spraw Platformy jest również kanałem komunikacyjnym. W organizacji, szczególnie dużej organizacji, komunikacja powinna odbywać się przede wszystkim tym kanałem.
Do sprawy mogą być włączeni nie tylko wykonawcy i decydenci, ale również inni interesariusze posiadający konto na Platformie. Każda operacja w danej sprawie jest odnotowywana. Tożsamość użytkowników jest pewna. Administrator systemu zgłoszeń może sprawdzić, kto i kiedy zapoznał się ze sprawą. Można zebrać dowolną ilość nazwanych zestawów danych (formularzy) do dalszego wykorzystania i do decyzji. Można nadać sprawie dowolną ilość sygnatur (w rozumieniu „nasz znak”, „wasz znak”) korespondencji wewnętrznych, zewnętrznych. Można potraktować sprawę jako podstawę do wpisu do rejestrów udostępnień danych osobowych czy rejestru uprawnień użytkownika. W końcu sprawę można ująć jako składową jakiegoś projektu.
To dużo, dużo więcej niż tylko poczta elektroniczna. To komunikacja stworzona na potrzeby organizacji świadomej znaczenia danych i informacji jako swojego istotnego aktywa.

Na potrzeby podmiotów, które nie chcą rezygnować z aktywnego wykorzystania poczty, gdzie użytkownicy nie będą logować się do Platformy wraz z rozpoczęciem pracy, Platforma o pewnych zdarzeniach może informować również wysyłając wiadomość na skrzynkę skojarzoną z kontem użytkownika. Chcemy zmieniać przyzwyczajenia i chcemy kształtować kulturę bezpieczeństwa pracowników - jednak staramy się to robić miękkimi metodami.

Architektura systemu IT
Kolejne punkty dotyczyć będą architektury systemu IT organizacji. Platforma wpisuje się w koncepcje centralizacji usług IT, zmniejsza koszty utrzymania systemów, upraszcza procesy pomocnicze związane z administracją użytkownikami, nie tylko w ramach Platformy, ale również w innych systemach Klienta. W zakresie administracji systemowej Platformą Klient korzysta z outsorcingu - to nasza kompetencja. Administratorzy operacyjni Klienta są szkoleni w trakcie wdrożenia i nie muszą mieć wykształcenia informatycznego.
Czy są to argumenty za, czy też przeciw, to zależy od polityki informatyzacji organizacji. Osobiście centralizację uważam za jedyną słuszną drogę rozwoju zarządzania IT, ale zdaję sobie sprawę, że są też tendencje przeciwne.

Centralizacja usług informatycznych

Platforma TechneSystem, widziana jest przez nas jako system równoległy wobec systemów typu ERP (w szerokim rozumieniu FK, Kadry, Płace, Sprzedaż, Zakupy, Magazyny, organizacja produkcji), agreguje liczne usługi informatyczne często występujące w organizacji jako odrębne niepowiązane ze sobą systemy pomocnicze. Może być zastosowana szeroko lub wąsko w zależności od potrzeb. Może być wykorzystana do organizacji systemu kontroli zarządczej, organizacji systemu ochrony danych osobowych, system do kształcenia pracowników, ale może też służyć wprost do obsługi procesów zasadniczych np. zbieranie zamówień, sprzedaży czy kształcenie kursantów.
Platforma może być również wykorzystana jako „brama” do innych systemów pomocniczych, jak Lex, poczta elektroniczna czy sieć bezprzewodowa - umożliwiamy użytkownikom dostęp do aktywacji konta czy modyfikacji hasła sieci WIFI.

Centralizacja usług zwiększa spójność i bezpieczeństwo danych, i ułatwia administrację uprawnieniami. Wraz z wdrożeniem Platformy porządkowane są pomocnicze zasoby informacyjne organizacji. Zdarza się, że restrukturalizowane są serwisy WWW. Często konstruowana jest nowa (często pierwsza) polityka informacyjna wskazująca kto komu, jakie dane i kiedy powinien dostarczyć. Sprawy stają się prostsze…
Centralizacja usług daje też możliwość prostego przeszukiwania wszystkich zasobów pod kątem występowania określonych słów kluczowych.

Centralizacja usług może znacząco obniżać koszty utrzymania IT. Proszę zwrócić uwagę, jak szeroki jest zakres funkcjonalności platformy. Wymienię tylko zasadnicze moduły bez wnikania w szczegóły: Obieg spraw i dokumentów, Rejestry korespondencji, Komunikacja wewnętrzna, Kalendarze grupowe, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie projektowe, e-Learning, CMS, CRM, Akwizycja informacji (wsparcie audytu i kontroli wewnętrznej), Nadzór nad dokumentami, Wsparcie organizacji ochrony danych osobowych, Blogi eksperckie, Pomocnicze bazy danych.

Automatyzacja działań administratora w zakresie obsługi użytkowników

Jeśli platforma ma być intranetem, potrzebne są konta pracowników organizacji. Jeśli chcemy docierać z informacją precyzyjnie, potrzebujemy podziału na grupy, np. działy lub lokalizację. Pracownicy pojawiają się i znikają, ich dostęp do informacji powinien być ograniczany do ich relacji z organizacją. Utrzymanie w poprawnego stanu jest związane ze znacznym nakładem pracy administratora. Aby taka niewdzięczną pracę administratora ograniczyć czerpiemy dane z informacji kadrowych. Podczas stałego pobierania podstawowych informacji dotyczących umów automatycznie zakładamy użytkowników przypisujemy ich do grup stanowiskowych, działowych, firmowych.
W dużych organizacjach dzięki takiemu rozwiązaniu w sposób automatyczny tworzony jest system uprawnień, który samodzielnie dba o to aby włączyć uprawnienia pracownika po jego zatrudnieniu i wyłączyć uprawnienia po odejściu pracownika lub po zmianie jego stanowiska. Automatyzacja nie obejmuje całego zakresu uprawnień, ale stanowi solidny fundament dla dalszych prac, a w przypadku szeregowych pracowników jest zupełnie wystarczająca.

Poza grupami automatycznymi Platforma oferuje mechanizmy, które pozwalają zarządzać uprawnieniami pracowników kierownikom grup roboczych (np. działów), a nawet na ograniczoną samoobsługę przez użytkownika. Rolą administratora w dobrze skonfigurowanym systemie jest ustalenie zasad ogólnych oraz nadzór nad uprawnieniami użytkowników.

Platforma ma też możliwość współpracy z domeną Windows. Istnieje możliwość, aby platforma aktywowała konta użytkowników w domenie lub systemie pocztowym.
Wszystkie działania użytkowników są monitorowane, dane zgodnie z wymogami starego rozporządzenia w sprawie wymogów stawianym systemom informatycznym są sygnowane datą wprowadzenia i modyfikacji, przypisywany jest identyfikator użytkownika, który je wprowadzał i modyfikował.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych było już kilka razy wspominane w różnych kontekstach. W tym miejscu, przy okazji architektury i polityki dotyczącej IT, chciałbym poruszyć sprawę strategiczną dotyczącą bezpieczeństwa danych.
Platforma TechneSystem to swoista chmura prywatna. Może być zlokalizowana w siedzibie, albo poza siedzibą organizacji. Lokalizacja Platformy w ramach siedziby organizacji daje szanse, że dane nie wydostaną się z organizacji. Podkreślmy: szansę – w istocie wszak wszystko zależy od tego, jak dbamy o dane i jaką mamy kulturę bezpieczeństwa.

Przechowywanie danych w chmurze prywatnej zlokalizowanej poza siedzibą organizacji w systemach dużych dostawców (Microsoft, Google, Amazon) to wysoki poziom bezpieczeństwa - być może wyższy niż ten, jaki zapewnią nam własne rozwiązania. To też nieomalże 100% pewność, ze dane będą systemowo inwigilowane. Jeśli nie przez człowieka to z całą pewnością przez sztuczną inteligencję. Ten strategiczny aspekt bezpieczeństwa nie jest ani atutem, ani mankamentem Platformy - po prostu Klient powinien być tego aspektu świadomy.

W skali mikro – podsumuję - Platforma pilnuje spójności danych na wielu poziomach. Stosujemy mechanizmy transakcyjne, zarówno baza jak i aplikacja kontrolują poprawność syntaktyczną określonych pól informacyjnych, dostęp kontrolowany jest na poziomie menu aplikacji aplikacji, dostępu do określonych tabel oraz zakresów informacji. Uprawnienia zakresowe nadawane są grupom oraz / lub użytkownikom.

Każdy plik włączany do zasobów Platformy skanowany jest oprogramowaniem antywirusowym.
Mówiąc o plikach - pozwolę sobie na odrobinę krytyki - nie są one dobrym miejscem do gromadzenia danych. Pliki są podatne na manipulacje - dane można podmienić w wielu miejscach przy okazji dopisywania czegoś. Dając dostęp do pliku, dajemy dostęp do kompletu zawartych w nim danych, więc łatwo je powielić. Od takiej wady wolne są bazy danych - znów się powtórzę - tam użytkownik nie ma bezpośredniego dostępu do danych.

Jednolite środowisko pracy

Platforma TechneSystem w całym zakresie funkcjonalności oferuje bardzo zbliżone zasady obsługi. Użytkownicy, które opanują kilka prostych zasad i rozumieją sens obsługiwanego procesu, bez problemów mogą korzystać z całego rozwiązania. Znacznie większej wiedzy wymaga jednak od administratorów operacyjnych - osób, które administrują Platformą ze strony Klienta. Te osoby muszą odbyć kilkudniowe szkolenie.

Procesy - odmieniane przez przypadki

Ostatnie zagadnienia to wsparcie wybranych procesów w organizacji. Uważam, że należy je zobaczyć w trzech grupach:

  • pierwsza grupa bezpośredniego wsparcia dla określonych procesów,
  • druga dotycząca wykorzystania platformy do budowy systemu kontroli zarządczej
  • trzecia procesów ogólnego zastosowania, które mogą dotyczyć zasadniczych lub pomocniczych procesów biznesowych organizacji.

Trzeba zaznaczyć, że nie ma możliwości aby wymienić wszystkie procesy i przyznać, że trudno jest przedstawiać twarde fakty bez jednoczesnej promocji rozwiązania.

Wybrane dedykowane procesy obsługiwane przez Platformę

Nadzór nad korespondencją czyli rejestry

Rejestry korespondencji gwarantuje utrzymanie porządku w numeracji korespondencji w dużym podmiocie. Wpisu do rejestru może dokonać osoba znajdująca się w grupie związanej z rejestrem. Rejestrów może być dowolna ilość. Jedna osoba może mieć prawo do korzystania z kilku rejestrów. System pilnuje ciągłości numeracji. Przy wpisie możliwe jest załączenie skanu dokumentu.
Rejestry korespondencji wykorzystywane są w module obsługi spraw, rejestrach udostępnień danych osobowych oraz w module reklamacji WKU.
Podobne rozwiązanie da się przy dobrej dyscyplinie zrealizować za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Jednak rejestry Platformy nie pozwalają na nadużycia, czego nie zagwarantuje nam arkusz kalkulacyjny. Dodatkowo system produkuje niektóre dokumenty z wykorzystaniem automatycznie tworzonych wpisów do rejestru.

Nadzór nad relacjami z Klientem

Platforma TechneSystem umożliwia odnotowywanie zdarzeń związanych z klientem. Część zdarzeń może zostać ręcznie wpisana przez użytkownika (informacje o rozmowach telefonicznych, czy odbytych lub planowanych spotkaniach) a część wpisze się do systemu automatycznie (np. korespondencja z konta związanych z klientem czy zgoda na wysyłkę oferty handlowej).

Uzyskanie analogicznych funkcjonalności za pomocą narzędzi pakietu biurowego oraz poczty wydaje się być możliwe. Jest to pracochłonne, wymaga dobrej organizacji i dyscypliny. Z drugiej strony zasilanie danymi CRM zawsze wymaga dyscypliny i jest pracochłonne.

Organizacja systemu ochrony danych osobowych

Pozyskiwanie oświadczeń woli
Dotyczy tylko użytkowników platformy, w założeniach są to przynajmniej pracownicy danej organizacji. Oświadczenia woli przydają się nie tylko do celów ochrony danych osobowych. Można zbudować taki system za pomocą poczty i rejestru w arkuszu, ale nakład pracy jest nieporównywalny i mamy 100% gwarancję braku aktualności danych.

 

Automatyzacja powierzenia processorom danych do przetwarzania
Platforma umożliwia zawierania umów dotyczących powierzania danych i drukowanie ich w ramach zaakceptowanych przez organizację wzorców. Zadaniem użytkownika jest wprowadzenie danych dotyczących powierzonego zbioru i wybór wzorca. Umowa wprowadza się do rejestru umów i jest gotowa do wydruku.


Nadawanie upoważnień do przetwarzania danych
Upoważnienie do przetwarzania danych można zrealizować za pomocą pakietów biurowych -chodzi przecież o to aby pracownik podpisał nam potwierdzenie otrzymania upoważnienia oraz odpowiednie oświadczenia.
Sytuacja komplikuje się jednak, gdy system wystawiania upoważnień ma być rozproszony, gdy chcemy zawierać więcej szczegółów w upoważnieniu do przetwarzania i kiedy trzeba to wszystko ogarnąć a w organizacji jest kilka tysięcy osób do upoważnienia i kilka oddziałów. Z dedykowanym rozwiązaniem jest po prostu łatwiej a pamiętajmy, że pracownicy zmieniają miejsca zatrudnienia. Trzeba wykreślić z rejestru osoby odchodzące z pracy. Platforma takie osoby nam zwyczajnie raportuje…


Samoobsługa użytkowników w zakresie RODO
Samoobsługę użytkowników rozumiemy jako wyrażanie i cofanie zgód, zgłaszanie żądań i sprzeciwów, automatyczny dostęp do przetwarzanych danych. Proces ten realizuje platforma. Chyba niemożliwe jest to bez wsparcia rozwiązania informatycznego klasy Platformy.


Obsługa rejestrów udostępnień danych osobowych
Rejestry są sposobem na wypełnienie wymogów RODO. W naszym rozwiązaniu pozwalają na rozproszenie pracy pomiędzy użytkowników z zachowaniem poufności wpisów (każdy widzi tylko swoje wpisy, administrator rejestru widzi komplet). Da się coś podobnego osiągnąć w środowiskach plików współdzielonych. Wymaga to jednak sporego nakładu pracy na utrzymanie spójności i separację danych.

 

Publikacja informacji w internecie
Nasz CMS stworzony jest z myślą o centralnym zarządzania stroną WWW redagowaną przez wiele osób - zgodnie z polityka informacyjną. Jego siłą jest też możliwość sięgania po dane gromadzone w całym systemie, np w bazie wiedzy. Możliwe jest np. automatyczne aktualizowanie polityki prywatności – bezpośrednio po jej zmianie w panelu Administratora danych osobowych. Centralnie opracowane szablony utrzymują całość w spójnej szacie graficznej. Artykuły są redagowane i przedkładane do akceptacji redaktorowi naczelnemu, który publikuje je po akceptacji.

 

Szkolenia pracowników
Szkolenia da się zrealizować za pomocą poczty e-mail. Takie rozwiązanie jednak angażuje przynajmniej jedna osobę, która musi pilnować "toku" szkolenia, nie mamy wglądu w wyniki i w postępy kursanta. e-Learning należy stosować w środowisku do tego dedykowanym, ale nie musi to być Platforma TechneSystem. Może to być np. darmowe Moodle. Trzeba tylko zadbać o system i administrację użytkownikami...
W naszym rozwiązaniu po uruchomieniu kursu dla określonej grupy nie musimy niczym więcej się zajmować. W przypadku warunkowania otrzymania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych ukończonym kursem, system nie pozwoli wystawić upoważnienia osobie, która go nie zaliczyła.
Nasz system szkoleń współpracuje również z systemem nadzorującym ciągłość doskonalenia zawodowego pracowników (CPE) służącym nadzorowi nad kwalifikacjami specjalistów w szybko zmieniającej się dziedzinie.

 

Zgłoszenia reklamacji do WKU
Dedykowany rejestr osób reklamowanych wraz z procesami komunikacji z WKU.
Rozliczanie czasu pracy pracowników
Praca może być zlecana wraz ze sprawą z systemu obsługi spraw. Czas pracy wykonawcy rozliczany jest z dokładnością do zadania / sprawy jaką realizuje pracownik. Czas grupowany jest w projekty oraz programy.

Kontrola zarządcza

Mechanizmy kontroli zarządczej mogą być z powodzeniem stosowane wyłącznie za pomocą pakietu biurowego i poczty elektronicznej jednak zastosowanie mechanizmów Platformy TechneSystem daje jakościową zmianę w tym zakresie. Należy jednak podkreślić, że żadna z funkcji platformy wprost kontroli zarządczej nie służy. Narzędzia platformy mogą być jednak użyte do planowania, realizacji i dokumentacji procesów kontroli zarządczej. Poniżej moduły, które mogą być do tego użyte.


Centralne repozytorium wewnętrznej legislatury
Repozytorium służy zarówno do przechowywania dokumentów jak i do ich wersjonowania z możliwością wyszukiwania różnic i przywrócenia poprzednich wersji. Nadzór nad kluczowymi decyzjami podejmowanymi w ramach obsługiwanych procesów


Plan i program kontroli i audytów
Moduł obsługi spraw oraz projektów daje miedzy innymi możliwość planowania i realizacji audytów w dowolnym obszarze merytorycznym.


Projektowe zarządzania pracą
Projekty są metodą na zarządzanie zmianą. Ich rdzeniem jest Struktura Podziału Pracy, która na Platformie TechneSystem buduje się w całości z wykorzystaniem poszczególnych spraw tym samym każde zadanie może być wykonane odrębnie i odrębnie rozliczane. Sprawy - zadania - opisywane są przez każdego wykonawcę przewidywanym czasem wykonania. Pozwala to globalnie oszacować czasochłonność projektu, choć nie mówi o czasie jego trwania - tu potrzebne są dodatkowe informacje o zależnościach pomiędzy sprawami. Rozwiązanie pozwala oszacować koszty, jeśli możemy wycenić godzinę pracy wykonawcy. System raportuje globalny postęp projektu i faktyczne czasy realizacji oraz jego koszt.


Procesowe zarządzania pracą (wsparcie fragmentaryczne)
System pozwala na realizację tych fragmentów procesu, które wiążą się ze zbieraniem danych, dokumentacja spraw oraz decyzji podejmowanych w związku ze sprawą, komunikacją w sprawie oraz tworzeniem samodzielnych rejestrów dotyczących poszczególnych spraw. Sprawy mogą być realizowane przez wiele zespołów z różnymi zestawami danych. System nie ogranicza ilości wspieranych procesów.
Każdy użytkownik może jednocześnie być zaangażowany w wiele procesów i spraw, i to użytkownik decyduje którym procesem i kiedy się zajmuje.


Zarządzanie ryzykiem powiązane z wyznaczaniem celów dla pracowników
Moduł do zarządzania ryzykiem Platformy korzysta z modułów obsługi spraw i obsługi projektów. Tym samym, każdy projekt realizowany na platformie może być przedmiotem analizy ryzyka. Koncepcja zarządzania ryzykiem oparta jest o metodykę normy PN-ISO/IEC 27005. Unikalnym rozwiązaniem w ramach tego modułu jest możliwość wiązania konkretnego ryzyka z celem wyznaczonym pracownikowi.
Zarządzać ryzykiem da się bez wsparcia specjalizowanych narzędzi za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i za pomocą poczty, ale może być znacznie prościej wygodniej korzystać ze specjalizowanego narzędzia.
Zarządzanie poprzez cele
Moduł obsługi spraw w połączeniu z projektami pozwala przygotować okresowe cele dla pracowników i rozliczać ich z ich osiągnięcia.

Procesy ogólne

Akwizycja danych

Platforma posiada system ankiet, który może być wykorzystany do zbierania bardzo zróżnicowanych danych i wykorzystany np. w procesach inwentaryzacyjnych czy audytowych. Ważna jest możliwość wielokrotnego wykorzystania ankiety, zarówno w zakresie różnych grup respondentów jak i w kolejnych okresach. Zaleta rozwiązania systemowego, jakie oferuje platforma jest wykorzystanie grup użytkowników tworzonych przez Platformę automatycznie (np. działy).
Definiowalne systemy obsługi spraw, powiązane z akwizycją ustrukturalizowanych informacji
To też da się obsłużyć bez wsparcia dedykowanego systemu, jednak ze wsparciem to zupełnie inną jakość. Na platformie po prostu wszystko widać a przy okazji rozlicza się czas pracy wykonawców. System zgłoszeń to potężne narzędzie i może być przydatny w różnych okolicznościach.

Komunikacja wewnętrzna

Aby nie powielać treści – sporo już o tym pisałem w części poświęconej technologii - w tym miejscu tylko podsumuję: Platforma oferuje zarówno odpowiednik prywatnej poczty - komunikator, tablicę ogłoszeniową, która pozwala na przekazywanie informacji grupom, blogi ekspertów, fora
dyskusyjne oraz komunikację wokół sprawy.

 

Podsumowanie

Każdy mechanizm Platformy ma swoje określone zastosowania, ale większość efektów - patrząc zgrubnie - da się osiągnąć za pomocą poczty elektronicznej oraz pakietów biurowych. Jest to jednak organizacyjne wyzwanie.

Platforma TechneSystem jest rozwiązaniem komplementarnym do pakietów biurowych, poczty elektronicznej i systemów ERP. Jej zalety to organizacja i dokumentacja procesów (najczęściej pomocniczych dla organizacji) w jednym spójnym środowisku. Wykorzystywana przez kilka lat staje się naturalnym źródłem informacji o tym, co dzieje się w organizacji i jak jest to załatwiane. Staje się wygodnym, niezastąpionym narzędziem, po które sięgamy zaraz po przyjściu do pracy.

 

2019-02-28

r.t.